檔案資料的收集與歸檔管理規定

1.目的

為了確保已收集的資料具有可追溯性并具有保存的價值。

2.適用范圍

適用于所有核級電纜生產后資料的收集，以及所有有要求做完工資料的收集。

3.職責

質保部核級電纜資料管理員負責完工資料的收集、整理，編制完工報告，經部門負責人校核項目經理批準后歸檔；

市場部負責提交簽定的合同文本，成品出廠檢驗報告和物項交付回單。

檢測中心負責提交原材料質量證明信息；

各車間操作人員和工序檢驗員負責按要求做好記錄并及時提交。

4.工作程序：

4.1需要收集的資料

需要收集的資料有：管理性文件（用M表示）、指導性文件（用Z表示）和完工報告（用R表示）等。

4.1.1管理性文件包括：項目質保分大綱、相關管理文件發放與領用情況信息、人員授權信息、各相關規定（通知等）；       

4.1.2指導性文件包括：中標標書、報價通知及變更依據、合同或技術規格書、質量計劃、檢驗和試驗大綱等；

4.1.3完工報告包括原材料采購信息、原材料質量證明資料、生產過程控制及檢驗記錄、成品檢驗及測試記錄、抽樣試驗記錄、見證記錄、成品質量證明信息、開工報告、先決條件檢查等。

4.2文檔的質量要求

4.2.1所有歸檔文件應完整、準確、真實、版本可靠，手續完備。

4.2.2文檔應保證字跡清楚，頁面整潔，審批手續完備；

歸檔文件一般為原件。如因某種原因不能提供原件只能提供復印件，應當由文件提供部門提供有效申明。同時承諾復印件與原件的內容一致，具有同等效力。

4.2.3文件的紙張、書寫、裝訂材料等應符合耐長久，能長期保存的要求。

4.2.4歸檔文件應統一按A4紙張尺寸裝訂整齊，（超出紙張范圍的應采取折疊的辦法實現）。

4.3文檔資料的整理要求

一個工程項目結束后的一周內，資料管理員應按要求收集資料，并應按章節合理分卷，保證分卷后的文件厚度不超過5.5cm，能順利裝入6cm厚的檔案盒中，分卷后有文件夾應將每卷的每一頁（包括封面）從1開始編頁號，各卷不能連續編頁號，每卷中的頁號不重號、不斷號。

4.4文檔資料的掃描要求

簽字完整的完工資料（全部文件已編好頁碼），再按卷掃描成PDF格式的電子文件。掃描電子文件應清晰可讀，可紙質文件的頁數和內容完全一致，不缺頁；掃描后的文件應旋轉到正常方向，保證能正常閱讀；無視覺上的偏斜；無明顯的黑邊、黒線、黒點，掃描分辨率為300dpi。

掃描完成后，應核對紙質完工文件與掃描電子文件的頁數，確保完全相符。

掃描完成后應將完工資料按卷裝訂成冊。（對有不正常情況需說明的應增加附加頁碼說明）

4.5檔案資料的編號要求

所有進入檔案室內的資料按編碼進行追溯，為方便查找要求在封面上顯示出來。

掃描電子文檔命名規則為：文檔編碼—卷標—狀態。

4.6完工報告的組成結構要求

每份完工報告由封面、目錄及各章節內容構成，對同一類別的文件一般按日期順序或文件編碼順序排列，確保文件不重復、不缺漏。

各組成結構說明和要求：

1）封面應有編制、校核、審核、批準，文件狀態為CAE狀態。

2）目錄

——符合性申明

——相關人員資質授權清單

——需工程公司審查的技術變更和澄清的清單及相關文件（如有）

——合同執行過程中的檢查和試驗程序清單及相關文件（如檢驗規程、試驗程序或試驗大綱）

——材料替換說明（如有）

——材料清單及相關質量證明文件（包括所用材料的原始和/或入廠復驗的質量證明文件）

——外購件清單及相關的質量證明文件（如有）

——質量跟蹤文件（包括會議紀要、完工狀態下的質量計劃及H點的放棄證明文件和與用戶溝通落實選點事宜的函、產品例行、抽樣試驗報告、見證點記錄、現場見證試驗報告等）

——不符合項報告清單及處理跟蹤單（包括完整并關閉的文檔清單）

——第三方監督的相關檢驗報告（如有）

——簽字版的發貨清單（包括簽收回單）

——其他內容清單及相關文件